Techniky řízení času: Paretovo pravidlo a delegování Ing. Lucie Meixnerová, Ph.D. Katedra Podnikové ekonomiky a managementu BPMNG/BPMNM 4.-5. seminář •Delegování • •Paretovo pravidlo • •Eisenhowerův princip • • Techniky řízení času •Jednou ze zásad, které nám umožní být efektivnějšími, je i minimalizace všech činností, které nejsou ziskové, tzn. které nám skutečně nepomáhají dosáhnout našeho hlavního cíle. • •Při dodržování této zásady se můžete řídit Paretovým principem, známým také jako pravidlo 80/20. • Obecně: •20% vstupů vytváří 80% výstupů •20% úsilí vede k 80% výsledků •20% příčin způsobuje 80% následků • Technika řízení času: Paretovo pravidlo Obecné pravdy •Nejčastěji nosíte 20 % oblečení a 80 % téměř nepoužíváte •20% zločinců spáchá 80% zločinů •20% řidičů způsobuje 80% všech dopravních nehod •80% znečištění pochází z 20% všech továren •80% dat přenese v datové síti 20% uživatelů Paretovo pravidlo •Poměr 80/20 neplatí naprosto přesně. • •Je důležité zamyslet se, jestli opravdu plnění všech vašich úkolů a povinností má stejný efekt. • •Nestačí mnohdy zaměřit se na to podstatné a důležité, ale co nám ve výsledku přinese opravdový užitek. • Paretův princip Delegování = přenesení úkolů a pravomoci na nižší stupeň řízení (výkonní pracovníci). Pravomoc se vždy deleguje shora dolů. (Není možno delegovat odpovědnost!!!! Vždy zůstává u toho, kdo úkol delegoval, ale současně ji má ten, jemuž byl úkol přidělen.) Činnosti vhodné pro delegování •administrativní činnosti (vyřizování korespondence / telefonátů), •rutinní práce (sběr vstupních podkladů / zpracování reportů / hromadné úpravy souborů), •úkoly, rozvíjející schopnosti (základní vize projektu / vypracování předběžných plánů). • • Technika řízení času: delegování Manažer nesmí nikdy delegovat zásadní úkoly v řídící práci, a to: •mzdové, •personální (přijímání nových pracovníků, stížnosti apod.) → za to vše je odpovědný manažer, •záležitosti důvěrného charakteru (věci utajované, zamýšlené reorganizace apod.), •úkoly, svěřené k osobnímu vyřízení. • • Technika řízení času: delegování Pojetí delegování •předávání pravomocí •nástroj motivování a rozvíjení pracovníků •forma komunikace manažera s podřízenými Delegování jako process •přidělování úkolů podřízeným pracovníkům či spolupracovníkům •předávání odpovědnosti za jejich vykonání •přidělování odpovídajících pravomocí •zajištění adekvátních podmínek a zdrojů • • Technika řízení času: delegování Zásady procesu delegování •1. zásada - nevměšování se do problematiky •2. zásada - nezasahování do svěřených úkolů •3. zásada - efektivního delegování •4. zásada - znalosti procesu delegování (co delegovat lze a co nikoliv) • • Technika řízení času: delegování Jak delegovat •jasně specifikovat zadání •vysvětlit smysl a důvody splnění úkolu •definovat formu a kvalitu výstupů •reálnost termínů – akceptace pracovníkem •předání podstatných informací (+ jména spolupracovníků) •dostatečná pravomoc a definice zodpovědnosti •delegovat celý úkol • • Technika řízení času: delegování Technika řízení času: delegování a)Zpracování úkolu: individuální b) b)Téma: vlastní nebo organizace školního výletu, besídka atd. c) c)Navrhněte Delegation board, navrhněte si svůj tým/skupinu (např. obdobně dle vzoru do jednoduché a přehledné tabulky). Min. 3 osoby a min. 5 činnosti vztahující se k dané oblasti delegování vytvořeného týmu/skupiny. d) d)Navrhněte dílčí oblasti rozhodování k delegování a přiřaďte jednotlivým členům vašeho týmu dílčí činnosti. Tj. pomocí Delegation board přehledně zobrazte na koho, co – jaká oblast rozhodování a v jakém stupni - bude delegována. Úkol 1: Delegování Termín odevzdání úkolu: IS SU Odevzdávárna nejpozději do pondělí 30. 3. 2020 do 23:59 hod, po termínu nebude úkol hodnocen a bude nahrazeno vypracováním dalšího náhradního úkolu bez hodnocení. [USEMAP] e)Strategicky rozhodněte, zda je počet pracovníků dostačující nebo budete v budoucnu potřebovat další odborníky či externí firmu a jaké činnosti bude zajišťovat. Navrhněte řešení. f) f)Proveďte analýzu zhodnocení toho, zda kumulace některých činností či aktivit nepovede k přetížení konkrétního pracovníka či pracovníků. Navrhněte řešení. Úkol 1: Delegování Termín odevzdání úkolu: IS SU Odevzdávárna nejpozději do pondělí 30. 3. 2020 do 23:59 hod, po termínu nebude úkol hodnocen a bude nahrazeno vypracováním dalšího náhradního úkolu bez hodnocení. [USEMAP] Úkol 1: Delegování 1.Matice odpovědností – je potřeba některé kapacity zajistit externě. V daném okamžiku je potřeba také strategicky rozhodnout, zda do budoucna má být v rámci pracovníků firmy „vychován“ odborník, který doposud externě zajišťovanou kompetenci převezme. 2.Nad vyplněnou maticí je vhodné udělat také analýzu vedoucí ke zhodnocení toho, zda kumulace některých klíčových kompetencí na vysoké úrovni nepovede k přetížení konkrétního pracovníka – viz příklad v tabulce: „nepostradatelná“ Lucie. Jakkoli může být Lucie šikovná dáma, je riziko mít velikou kumulaci vysoce odborných znalostí na jednom pracovníkovi. a)Jeden z nástrojů, jak zvýšit transparentnost řízení. b) b)Jasně nastavuje očekávání a možnosti autonomie rozhodování v týmu. c) §Zvláště ze začátku používání tohoto nástroje buďte shovívaví. §Zejména pro manažery, kteří budou takto styl svého řízení definovat prvně, může být jeho důsledné dodržování náročné. §Z počátku se jim vlivem zaběhnutých vzorců chování nemusí dařit dodržovat domluvené vyšší stupně delegace, tudíž budou mít tendenci zasahovat do života týmu více, než by odpovídalo dohodě. Delegování - závěr c) Tabulka se samozřejmě může měnit, jinak bude vypadat u nového týmu/manažera a jinak po několika měsících nebo letech společné práce. a) d) Bez ohledu na to, kolik stupňů delegování se vám podaří v týmu zavést, je Delegation board zajímavý nástroj, který umožní managerům si uvědomit, že nemusí nutně vše rozhodovat sami. a) e) Větší míra autonomie v rozhodování a s ní spojená i vyšší míra zodpovědnosti za vlastní činy prospěje každému týmu. Delegování - závěr Dotazy pište na email: meixnerova@opf.slu.cz Děkuji za pozornost