5 Tabulky a seznamy dat Příklad 1 Excel 2010 OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová TÉMA: Import/export dat Sekretářka společnosti „Naše zahrada“ potřebuje připravit ceník rotačních sekaček. Údaje o jednotlivých modelech čerpá z www stránky. Dále musí vytvořit www stránku se seznamem prodejců, který má uložen v textovém souboru, a připravit soubor pro import kontaktů všech prodejců do poštovního programu. Zadání: Otevřete soubor ImportExportDat.xlsx. 1. Na list Zboží importujte data z www stránky uložené v souboru RotacniSekacky.htm. Importujte pouze tabulku se seznamem modelů. 2. Na list Prodejci importujte data z textového souboru Prodejci.txt. Použijte správné kódování češtiny a správný oddělovač. Importujte všechna data. 3. Na listu Prodejci vložte mezi sloupce A a B prázdný sloupec s názvem Příjmení. Text ve sloupci Prodejci rozdělte do dvou sloupců tak, aby ve sloupci Prodejci zůstalo jméno, a ve sloupci Příjmení bylo příjmení prodejce. Jako oddělovač použijte mezeru. 4. Tabulku dat na listu Prodejci (včetně záhlaví) uložte na Plochu jako www stránku s názvem Prodejci.htm. 5. Na listu Prodejci odstraňte první tři řádky, buňky listu uložte na plochu pod názvem Prodejci.csv. Jedná se o prostý textový soubor, údaje na jednotlivých řádcích budou odděleny středníky. 6. Sešit uložte pod původním názvem a uzavřete. Řešení 5 Tabulky a seznamy dat Příklad 1 Excel 2010 OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová Řešení: Karta Soubor/Otevřít (nebo tlačítko Otevřít na panelu nástrojů Rychlý přístup, popř. klávesová zkratka Ctrl+O). V dialogovém okně Otevřít nalézt soubor dle zadání, tlačítko Otevřít. Pozn. Sešit lze otevřít také přímo v systému Windows (dvakrát kliknout na ikonu souboru nebo kontextová nabídka ikony/Otevřít). 1. Zobrazit list dle zadání, označit buňku, od které se budou vkládat importovaná data (např. A4), karta Data/skupina Načíst externí data/příkaz Z webu/zobrazí se dialogové okno Nový webový dotaz. Pozn. Do pole Adresa: lze vepsat libovolnou adresu webové stránky, nebo cestu k .htm souboru uloženého v počítači. V případě souboru nacházejícím se v počítači stačí vepsat název disku (např. C:/), klávesa Enter – zobrazí se obsah disku C: Dále již stačí najít adresář se souborem dle zadání. Je-li cesta příliš složitá, lze soubor najít přímo v operačním systému, zkopírovat cestu k souboru ze složky a vložit ji do pole Adresa:). Za cestu k souboru je třeba ještě doplnit lomítko a celý název souboru včetně přípony (např. file:///C: /05_Tabulky/01/RotacniSekacky.htm), tlačítko Přejít. V dialogovém okně se zobrazí obsah webové stránky (souboru). Stránka je rozčleněna do několika částí – obdélníků, které začínají žlutou šipkou v levém horním rohu. Jedná se o části, které lze z webové stránky importovat – např. odstavce nebo tabulky. Pomocí žluté šipky označit tabulku (barva šipky se změní na zelenou), tlačítko Importovat. Potvrdit informaci o vytvoření schématu XML (pokud je potřeba), zadat umístění dat (např. buňka A4 na listu Zboží), tlačítko OK. Data z tabulky ve webové stránce budou importována do sešitu Excelu. Oblast importovaných dat bude Excelem automaticky pojmenována dle názvu souboru. Pozn. Obdobným způsobem lze importovat data z jakékoliv webové stránky nacházející se v internetu. 2. Zobrazit list dle zadání, označit buňku, od které se budou vkládat importovaná data (např. A4), karta Data/skupina Načíst externí data/příkaz Z textu/zobrazí se dialogové okno Průvodce importem textu. V prvním kroku nastavit správné kódování v seznamu Typ 5 Tabulky a seznamy dat Příklad 1 Excel 2010 OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová souboru: 852: Středoevropské jazyky (DOS). Pozn. Správné kódování lze ověřit na zobrazené diakritice v náhledu souboru (spodní část dialogového okna). Tlačítko Další. V druhém kroku zkontrolovat správný oddělovač – Tabulátor. Pozn. Oddělovač je znak, který v souboru odděluje údaje mezi sebou. Dle oddělovače budou údaje rozděleny do jednotlivých buněk. Často bývá použit např. znak tabulátoru nebo středník. Projít průvodce až do konce, tlačítko Dokončit. Potvrdit umístění dat na Existujícím listu (buňka A4). Do sešitu budou importována data z textového souboru, jednotlivé údaje budou vloženy dle oddělovače do jednotlivých buněk. Oblast bude Excelem automaticky pojmenována dle názvu souboru. Pozn. Do textových souborů s příponou .csv se často exportují např. kontaktní údaje z poštovních programů. 3. Zobrazit list dle zadání, vložit sloupec - označit libovolnou buňku ve sloupci B, karta Domů/skupina Buňky/příkaz Vložit/Vložit sloupce listu. Na pozici aktivní buňky bude vložen prázdný sloupec buněk, ostatní buňky budou posunuty doprava. Do buňky C4 vepsat název sloupce Příjmení. Rozdělit text – označit buňky sloupce Prodejci (buňky A5:A35), karta Data/skupina Datové nástroje/příkaz Text do sloupců/bude spuštěn Průvodce převodem textu do sloupců. V prvním kroku zkontrolovat, zda je označen Oddělovač, tlačítko Další. Ve druhém kroku nastavit typ oddělovače – v našem případě bude jako oddělovač použit znak mezery (odděluje jméno a příjmení), oddělení textu je vidět ve spodní části okna v náhledu, projít průvodce až do konce, potvrdit tlačítkem Dokončit. Text bude rozdělen do sloupců dle nastaveného oddělovače. 4. Označit tabulku dle zadání (buňky A4:H34), karta Soubor/Uložit jako/v dialogovém okně Uložit jako zadat umístění a název souboru, v seznamu Uložit jako typ: zvolit položku Webová stránka. V okně se zobrazí sekce Uložit, zatrhnout Výběr: $A$4:$H$34, tlačítko Uložit, potvrdit výběr buněk, tlačítko Publikovat. Na ploše bude vytvořen soubor s příponou .htm, který lze zobrazit v prohlížeči. Pozn. V některých případech bývá ještě vytvořen adresář se stejným jménem jako název souboru (zde se nacházejí další soubory potřebné pro zobrazení www stránky, např. obrázky). 5. Zobrazit list dle zadání, odstranit řádky – označit řádky (kliknout na záhlaví řádků, táhnout myší), karta Domů/skupina Buňky/příkaz Odstranit/Odstranit řádky listu. Označené řádky budou odstraněny. Exportovat list do formátu dle zadání - tlačítko Office/Uložit jako/Jiné 5 Tabulky a seznamy dat Příklad 1 Excel 2010 OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová formáty/v dialogovém okně Uložit jako zadat umístění a název souboru, v seznamu Uložit jako typ: zvolit položku CSV (oddělený středníkem). Tlačítko Uložit. Potvrdit uložení pouze aktuálního listu do formátu .csv, potvrdit informaci o tom, že některé vlastnosti nemusí být uloženy. Na ploše bude vytvořen textový soubor, který lze prohlížet např. v Poznámkovém bloku nebo přímo v Excelu, údaje uložené v tomto formátu lze importovat také např. do adresáře poštovního programu. 6. Uložit sešit pod původním názvem - karta Soubor/Uložit jako. Zvolit typ souboru Sešit aplikace Excel, zvolit název souboru, tlačítko Uložit, potvrdit přepsání souboru. Zavřít sešit karta Soubor/Zavřít (nebo tlačítko Zavřít – x v pravém horním rohu okna). Zpět na zadání