1 Tabulky Příklad 4 Access 2010 OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová TÉMA: Import, export dat Sekretářka společnosti „Naše zahrada“ potřebuje vytvořit databázi společnosti na základě údajů z již existujících souborů vytvořených v různých aplikacích. Dále má vytvořit www stránku z tabulky databáze. Zadání: Spusťte aplikaci Access a vytvořte prázdnou databázi s názvem Vyrobky.accdb. 1. Importujte data ze sešitu Excelu Vyrobky.xls do nové tabulky s názvem Seznam výrobků. a. data importujte z listu Potřeby, b. první řádek tabulky použijte jako názvy polí, c. jako primární klíč nastavte pole ID výrobku. 2. Importujte data z textového souboru Prodejci.csv do nové tabulky s názvem Prodejci. a. dbejte na správnou diakritiku (kódování), b. první řádek tabulky použijte jako názvy polí, c. datový typ polí PSČ a Telefon nastavte na text, d. primární klíč nechte automaticky vytvořit. 3. Importujte data ze sešitu Excelu Vyrobky.xls, přidejte je do existující tabulky s názvem Seznam výrobků. a. importujte data z pojmenované oblasti buněk Passiflora, b. první řádek použijte jako názvy polí. 4. Exportujte tabulku Seznam výrobků na plochu ve formátu PDF s názvem Vyrobky.pdf. 5. Exportujte tabulku Prodejci na plochu ve formátu XML. Nechte uložit také schéma dat (XSD). 6. Zavřete databázi. Řešení 1 Tabulky Příklad 4 Access 2010 OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová Řešení: Spustit aplikaci MS Access – tlačítko Start/Všechny programy/Microsoft Office/Microsoft Access 2010. Po spuštění se otevře Access v zobrazení Microsoft Office Backstage (karta Soubor). V prostřední části okna ikona Prázdná databáze, v pravé části podokna zadat název souboru dle zadání, tlačítko Vyhledat umístění pro databázi (ikona složky) pro nastavení umístění souboru databáze. Vytvořit databázi – tlačítko Vytvořit. Bude vytvořena nová prázdná databáze, s prázdnou tabulkou Tabulka1. Tuto tabulku nebudeme potřebovat, lze ji odstranit tlačítkem Zavřít v pravém horním rohu okna tabulky (tabulka bude automaticky odstraněna, jelikož ještě nebyla uložena pod vlastním názvem). 1. Karta Externí data/skupina Importovat a propojit/příkaz Excel. Zobrazí se dialogové okno Načíst externí data – Tabulka aplikace Excel, nechat zatrženo Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi, vybrat soubor dle zadání – tlačítko Procházet…, tlačítko OK. Spustí se Průvodce importem z tabulkového kalkulátoru. a. zatrhnout Zobrazit tabulky, vybrat list dle zadání (list = tabulka v tomto případě). Pozn. sešit Excelu může obsahovat několik listů, popř. pojmenovaných oblastí buněk. Je třeba specifikovat, odkud budou data importována. Tlačítko Další, b. zatrhnout První řádek obsahuje hlavičky sloupců, tlačítko Další, (přejít až na krok pro nastavení primárního klíče) c. zatrhnout Vlastní primární klíč, vybrat pole dle zadání, tlačítko Další, d. zadat název tabulky dle zadání (pokud je potřeba), tlačítko Dokončit. Nastavení importu umožňuje aplikace Access ukládat, nyní se zobrazí Dotaz na uložení kroků importu – stornovat jej tlačítkem Zavřít. V databázi bude vytvořena nová tabulka se záznamy z externího soboru. Pozn. Pokud z nějakého důvodu import dat ze souboru neproběhne, zobrazí se sdělení o chybě importu. V našem případě se zobrazí zpráva Index nebo primární klíč nesmí obsahovat prázdnou hodnotu (Null) – potvrdit OK. Je to z toho důvodu, že do tabulky byly importovány prázdné záznamy (primární klíč nesmí obsahovat prázdné hodnoty). Musí být proto nastaven ručně po vytvoření tabulky v Návrhovém zobrazení – nejprve odstranit v zobrazení Datového listu 1 Tabulky Příklad 4 Access 2010 OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová prázdné záznamy (dvakrát kliknout na tabulku v Navigačním podokně, vybrat záznamy pomocí voliče záznamů (čtvereček na levé straně od záznamu), karta Domů/skupina Záznamy/příkaz Odstranit), poté přidat primární klíč v Návrhovém zobrazení – karta Domů/tlačítko Zobrazení, vybrat pole ID výrobku, karta Nástroje tabulky/záložka Návrh/skupina Nástroje/příkaz Primární klíč. 2. Karta Externí data/skupina Importovat a propojit/příkaz Textový soubor. Zobrazí se dialogové okno Načíst externí data – Textový soubor, nechat zatrženo Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi, vybrat soubor dle zadání (tlačítko Procházet...), tlačítko OK. Spustí se Průvodce importem textu. Nechat zatrženo S oddělovači (jednotlivé údaje v textovém soboru jsou odděleny středníkem – oddělovač zajistí, že tyto údaje budou rozděleny do jednotlivých polí v tabulce), tlačítko Další, a. v náhledu průvodce je špatně zobrazena diakritika (znaky s háčky a čárkami), je nutné nastavení jiného kódování – tlačítko Upřesnit…/v dialogovém okně Prodejci – specifikace importu nastavit jinou znakovou stránku (např. Středoevropské jazyky (DOS) – bohužel bude změna vidět až po potvrzení tlačítka OK, b. zatrhnout První řádek obsahuje názvy polí, tlačítko Další, c. označit příslušné pole dle zadání, zvolit Datový typ ze seznamu, tlačítko Další, d. nechat zatrženo Primární klíč přidá aplikace Access (Pozn. Access na začátek tabulky přidá pole ID typu automatické číslo), tlačítko Další, e. zadat název tabulky dle zadání (pokud je potřeba), tlačítko Dokončit. Nastavení importu umožňuje aplikace Access ukládat, nyní se zobrazí Dotaz na uložení kroků importu – stornovat jej tlačítkem Zavřít. V databázi bude vytvořena nová tabulka se záznamy z externího soboru. Pozn. Pokud z nějakého důvodu import dat ze souboru neproběhne, zobrazí se sdělení o chybě importu. 3. Karta Externí data/skupina Importovat a propojit/příkaz Excel. Zobrazí se dialogové okno Načíst externí data – Tabulka aplikace Excel, zatrhnout Připojit kopii záznamů k tabulce, vybrat tabulku dle zadání ze seznamu, vybrat soubor dle zadání – tlačítko Procházet…, tlačítko OK. Spustí se Průvodce importem z tabulkového kalkulátoru. 1 Tabulky Příklad 4 Access 2010 OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová a. zatrhnout Zobrazit oblasti, vybrat pojmenovanou oblast dle zadání (Pozn. sešit Excelu může obsahovat několik listů, popř. pojmenovaných oblastí. Je třeba specifikovat, odkud budou data importována), tlačítko Další, b. nechat zatrženo První řádek obsahuje hlavičky sloupců, tlačítko Další, nechat název tabulky, tlačítko Dokončit. Nastavení importu umožňuje aplikace Access ukládat, nyní se zobrazí Dotaz na uložení kroků importu – stornovat jej tlačítkem Zavřít. Záznamy z externího souboru budou přidány do tabulky Seznam výrobků. 4. V Navigačním podokně označit tabulku dle zadání, karta Externí data/skupina Export/tlačítko PDF nebo XPS/v dialogovém okně Publikovat ve formátu PDF nebo XPS zadat název souboru a cestu dle zadání, tlačítko OK. Nastavení exportu umožňuje aplikace Access ukládat, nyní se zobrazí Dotaz na uložení kroků exportu – stornovat jej tlačítkem Zavřít. 5. V Navigačním podokně označit tabulku dle zadání, karta Externí data/skupina Export/tlačítko Soubor XML/v dialogovém okně Export – Soubor XML zadat název souboru a cestu dle zadání, tlačítko OK. Zkontrolovat zatržené položky Data (XML) a Schéma dat (XSD), tlačítko OK. Nastavení exportu umožňuje aplikace Access ukládat, nyní se zobrazí Dotaz na uložení kroků exportu – stornovat jej tlačítkem Zavřít. 6. Zavřít databázi – karta Soubor/Zavřít databázi (nebo tlačítko Zavřít – x v pravém horním rohu okna). Zpět na zadání