1 Tabulky Příklad 7 Access 2010
OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová
TÉMA: Řazení a filtrace dat
Sekretářka společnosti „Naše zahrada“ pracuje s rozsáhlými tabulkami. Pro přehlednější práci s daty používá
řazení a filtraci dat na základě různých kritérií.
Zadání:
Otevřete databázi RazeniFiltrace.accdb.
1. V tabulce Výrobky seřaďte záznamy sestupně dle pole Jednotková cena.
2. V tabulce Zákazníci seřaďte záznamy vzestupně nejprve dle pole Region a dále dle pole
Město.
3. Zrušte v tabulce Zákazníci předchozí způsob řazení a seřaďte data nejprve dle pole Země,
dále dle pole Region a nakonec dle pole Město.
4. Vytvořte v tabulce Zákazníci filtr, kterým zobrazíte pouze zákazníky z Regionu Wayoming
(WA) a dále přidejte podmínku pro zobrazení záznamů, kde PSČ začíná číslicí 1.
5. Zrušte filtr a zobrazte pouze zákazníky mimo Seattle.
6. Ve formuláři Zákazníci zobrazte pomocí filtru zákazníky pouze z města Redmond.
7. V tabulce Výrobky zobrazte pomocí Filtru podle formuláře pouze výrobky z kategorií Bulbs a
(nebo) Roses.
8. V tabulce Objednávky zobrazte pomocí Rozšířeného filtru záznamy, kde Dopravné je větší
než $10 a kde Datum objednávky je v rozmezí 20.1.2009 - 31.1.2009. Záznamy seřaďte
sestupně dle Regionu příjemce a dále vzestupně dle Města příjemce.
9. Zavřete databázi.
Řešení
1 Tabulky Příklad 7 Access 2010
OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová
Řešení:
Po spuštění aplikace MS Access (tlačítko Start/Všechny programy/Microsoft Office/Microsoft
Access 2010) se otevře Access v zobrazení Microsoft Office Backstage (karta Soubor). Tlačítko
Otevřít, najít soubor dle zadání (nebo v již otevřené aplikaci MS Access karta Soubor/Otevřít).
Při otevření databáze se může zobrazit panel zpráv s výstrahou zabezpečení. Tato výstraha se
zobrazuje v případě, že se v otevíraném souboru nachází aktivní obsah. Klikněte na tlačítko
Povolit obsah. Zobrazování tohoto panelu závisí na nastavení Centra zabezpečení (karta
Soubor/tlačítko Možnosti/položka Centrum zabezpečení/tlačítko Nastavení centra
zabezpečení).
1. Zobrazit tabulku v zobrazení Datového listu (dvakrát kliknout na tabulku v navigačním
podokně), označit sloupec (pole) dle zadání, karta Domů/skupina Seřadit a filtrovat/příkaz
Sestupně (nebo kliknout na šipku v záhlaví příslušného pole tabulky/Řadit od Z do A).
Záznamy budou v tabulce seřazeny sestupně dle příslušného pole, aplikace a způsob řazení je
vidět dle šipky v záhlaví sloupce. Zavřít tabulku (tlačítko Zavřít v pravém horním rohu tabulky,
potvrdit změny v návrhu tabulky). Nastavený způsob řazení záznamů bude uložen spolu
s tabulkou.
2. Zobrazit tabulku v zobrazení Datového listu (dvakrát kliknout na tabulku v navigačním
podokně). Jednoduché řazení dle více polí se provádí stejným způsobem jako v bodě 1, jen
s tím rozdílem, že se předem označí více polí najednou. Dále karta Domů/skupina Seřadit a
filtrovat/příkaz Vzestupně. Záznamy budou v tabulce seřazeny vzestupně nejprve dle pole
Region a dále dle pole Město.
3. Tabulka je stále v zobrazení Datového listu (pokud jste ji již zavřeli, otevřete ji dle bodu 2).
Zrušit předchozí způsob řazení – karta Domů/skupina Seřadit a filtrovat/příkaz Odebrat
řazení. Jednoduché řazení dle více polí se provádí stále stejným způsobem jako v bodě 1, jen
s tím rozdílem, že se předem označí více polí. Zde platí jedna podmínka – pole musí spolu
sousedit, pořadí řazení je zleva doprava (nejprve se řadí dle pole umístěného nejvíce vlevo).
Jelikož máme seřadit zákazníky nejprve dle pole Země a teprve poté dle polí Region a Město,
je třeba pole (sloupec) Země přemístit - označit sloupec (kliknout na jeho záhlaví), přetáhnout
myší nalevo od pole Region). Dále karta Domů/skupina Seřadit a filtrovat/příkaz Vzestupně.
Záznamy budou v tabulce seřazeny vzestupně nejprve dle pole Země, dále dle Region
a nakonec dle pole Město.
4. Tabulka je stále v zobrazení Datového listu (pokud jste ji již zavřeli, otevřete ji dle bodu 2).
Najít ve sloupci Region položku WA, kliknout na ni, karta Domů/skupina Seřadit a
filtrovat/příkaz Výběr/Rovná se WA (nebo kontextová nabídka položky WA/Rovná se WA,
1 Tabulky Příklad 7 Access 2010
OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová
nebo šipka v záhlaví sloupce Region/zatrhnout pouze položku WA). Budou zobrazeny pouze
záznamy odpovídající zadané podmínce pro filtr. V záhlaví sloupce, kde byla podmínka
aplikována, se zobrazí ikona filtru. Přidání další podmínky pro filtr – vybrat číslici 1 na začátku
libovolného pole ve sloupci PSČ, karta Domů/skupina Seřadit a filtrovat/příkaz Výběr/Má na
začátku 1 (nebo kontextová nabídka položky WA/Má na začátku 1). Nyní budou zobrazeny
záznamy vyhovující oběma zadaným podmínkám (podmínky jsou aplikovány současně,
logický And).
5. Tabulka je stále v zobrazení Datového listu (pokud jste ji již zavřeli, otevřete dle bodu 2).
Zrušit předchozí filtr – karta Domů/skupina Seřadit a filtrovat/příkaz Upřesnit/Odebrat filtr.
Kritéria pro filtraci budou smazána, zobrazí se všechny záznamy v tabulce. Definované řazení
záznamů stále zůstává. Jelikož je tabulka velmi rozsáhlá a dlouho by trvalo najít položku
Seattle, lze zobrazit kontextovou nabídku jakéhokoliv pole ve sloupci Město/Textové
filtry/Neobsahuje…/do dialogového okna Vlastní filtr vepsat text Seattle. Podmínku pro
filtraci lze zadat rovněž všemi způsoby uvedenými v bodu 4. Zavřít tabulku (tlačítko Zavřít
v pravém horním rohu tabulky, potvrdit změny v návrhu tabulky). Poslední způsob řazení a
filtrace záznamů bude uložen spolu s tabulkou.
6. Zobrazit formulář Zákazníci - dvakrát kliknout na formulář v navigačním okně (pokud jsou
objekty v navigačním okně rozmístěny tak, že formulář není vidět, je třeba změnit způsob
zobrazení objektů v navigačním podokně – šipka v záhlaví navigačního podokna/Typ
objektu). Ve formuláři je nyní zobrazeno všech 110 záznamů tabulky (po záznamech se
můžeme pohybovat pomocí šipek ve spodní části formuláře. Vytvoření filtru – nalistovat
zákazníka z města Redmond, kliknout do pole Město, karta Domů/skupina Seřadit a
filtrovat/příkaz Výběr/Rovná se Redmond. Pozn. Zadat podmínku pro filtraci lze opět všemi
způsoby popsanými v předchozích bodech. Nyní se lze ve formuláři pohybovat pouze po
odfiltrovaných záznamech (8 záznamů). Zavřít formulář (tlačítko Zavřít v pravém horním rohu
1 Tabulky Příklad 7 Access 2010
OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová
formuláře). Pozn. Nastavený filtr se s formulářem neukládá (na rozdíl od tabulek), při dalším
otevření formuláře budou přístupné opět všechny záznamy.
7. Zobrazit tabulku v zobrazení Datového listu (dvakrát kliknout na tabulku v navigačním
podokně). Filtr podle formuláře umožňuje zadat více podmínek do filtru najednou, případně
lze definovat také alternativní podmínky (logické Nebo). Karta Domů/skupina Seřadit a
filtrovat/příkaz Upřesnit/Filtrovat podle formuláře. Nyní bude zobrazena tabulka prázdná,
do jednotlivých polí se zadávají podmínky pro filtraci. Ve sloupci Kategorie vybrat ze seznamu
položku Bulbs (1. podmínka), druhou podmínku přidat následovně – záložka Nebo ve spodní
části tabulky, stejným způsobem jako u první podmínky vybrat položku Roses. Aplikace filtru
– karta Domů/skupina Seřadit a filtrovat/příkaz Upřesnit/Použít filtr či řazení dat (nebo
příkaz Přepnout filtr). V tabulce budou zobrazeny pouze výrobky z obou kategorií. Zavřít
tabulku (tlačítko Zavřít v pravém horním rohu tabulky, potvrdit změny v návrhu tabulky).
Způsob řazení a filtrace záznamů bude uložen spolu s tabulkou.
8. Zobrazit tabulku v zobrazení Datového listu (dvakrát kliknout na tabulku v navigačním
podokně). Rozšířený filtr se používá při aplikaci složitých kritérií pro filtraci a při různém
řazení dle různých polí v tabulce. Při definici kritérií lze používat výrazy (podrobnější popis
výrazů viz kapitola věnovaná dotazům). Karta Domů/skupina Seřadit a filtrovat/příkaz
Upřesnit/Rozšířený filtr či řazení…/zobrazí se návrhová mřížka rozšířeného filtru. V horní
části okna se nachází tabulka se seznamem všech polí. Tato pole se při zadávání kritéria
přetáhnou do sloupce ve spodní části. Do každého sloupce se pak zadávají kritéria a způsob
řazení. Do prvního sloupce v mřížce přetáhnout myší z tabulky Objednávky (umístěné v horní
části okna) pole Dopravné, v prvním sloupci zadat do pole Kritéria: >10. Do druhého sloupce
přetáhnout myší pole DatumObjednávky, zadat do pole Kritéria: Between #20.1.2009# And
#31.1.2009# (datum lze vložit bez značek #, znak mřížky přiřadí Access automaticky). Pozn.
Složitější výrazy jako tento lze vkládat také pomocí Tvůrce výrazů – kontextová nabídka pole
Kritéria: v příslušném sloupci/Sestavit…/zobrazí se okno tvůrce výrazů. V horní části okna se
bude zobrazovat výsledný výraz vytvořený pomocí oken ve spodní části. Sestavit výraz:
1 Tabulky Příklad 7 Access 2010
OPF v Karviné, Slezská univerzita v Opavě Kateřina Slaninová
v levém okně otevřít seznam Operátory, v prostředním okně vybrat položku
Porovnávací, v pravém okně vybrat operátor Between (tento operátor slouží pro
zadávání intervalu od – do), dvakrát na něj kliknout pro vložení do horní části okna.
Na pozice místo textu Výraz vložit počáteční a konečné datum dle zadání, tlačítko OK.
Podrobnější popis výrazů viz další kapitola věnovaná dotazům). Výraz bude vložen do
příslušného pole v mřížce. Do dalších sloupců přetáhnout pole pro řazení, nastavit příslušný
způsob řazení výběrem ze seznamu. Aplikace filtru – karta Domů/skupina Seřadit a
filtrovat/příkaz Upřesnit/Použít filtr či řazení dat (nebo příkaz Přepnout filtr na stejné
kartě). V Datovém listu budou zobrazeny pouze záznamy vyhovující zadaným kritériím,
záznamy budou seřazeny dle nastavených požadavků. Pozn. Kritéria pro filtraci a řazení dat
se vždy ukládají v návrhové mřížce rozšířeného filtru bez ohledu na způsob jejich vytvoření.
Zavřít tabulku (tlačítko Zavřít v pravém horním rohu tabulky, potvrdit změny v návrhu
tabulky). Způsob řazení a filtrace záznamů bude uložen spolu s tabulkou.
9. Zavřít databázi - karta Soubor/Zavřít databázi (nebo tlačítko Zavřít – x v pravém horním rohu
okna).
Zpět na zadání