Time management 2. Seminář Lucie Reczková (B205) Konzultační hodiny: Út 9:40-11:15h email: reczkova@opf.slu.cz Něco málo o mě Logo, company name Description automatically generated Organizace výuky předmětu •Výuka probíhá celkem 12 týdnů •Seminární práce – termín odevzdání do 10.5.2022 •Průběžný test – v týdnu od 29.3.2022 •Prezentace seminární práce – poslední seminář v týdnu od 17.5.2022 • Organizace výuky předmětu Hodnocení předmětu je závislé na splnění: •1. Průběžný test - max. 20b. (20%) •2. Docházka na semináře a plnění úkolů - max. 5b. (5%) •3. Seminární práce - max. 15b. (15%) •4. Zkouška - max. 60b. (60%) •Všechny potřebné informace najdete ve složce Organizační pokyny. Co je cílem dnešního semináře: ØCo je to management? ØKdo je to manager? ØCo je to time management? ØProč je time management důležitý? Co je to management? Ønáplní managementu je motivace a koordinace jiných lidí za účelem vypořádání se s rozličnými a dalekosáhlými výzvami, kterým firma čelí (Daft 2016), Ødosažení cílů firmy účinným a co nejvíce úsporným způsobem využitím plánování, organizování, vedení a kontroly firemních zdrojů (Daft 2016). Ø Účinný – rozdíl mezi effective a efficient ØEffective účinný ve smyslu dosažení plánovaných nebo zamýšlených cílů. Ø ØEfficient účinný ve smyslu dosáhnutí plánovaných cílů co nejúspornějším způsobem z hlediska materiálu, času a energie. Ø Kdo je to manager? Jste připraveni býti managery? Spíše pravda Spíše nepravda 1.Mám radost, když se zvládnu naučit novou věc/dovednost. 2. Upřednostňuji raději pracovat samostatně před prací ve skupině. 3. Mám rád ten pocit, když v něčěm zvítězím. 4. Když se učím nové dovednosti, chci v nich být vždy nejlepší. 5. Málokdy se spoléhám na někoho jiného, když mám udělat nějaký úkol. 6. Obvykle jsem ten, kdo v týmu nejvíce přispívá svými nápady. 7. Cítím se dobře v konkurenčním prostředí. 8. Abych se posunul/a dopředu, je důležité, aby mě ostatní vnímali předem jako vítěze. Jste připraveni býti managery? Vyhodnocení: Dejte si bod za každou odpověď “Spíše pravda”. Pokud jste zaškrtl/a 3 a méně “Spíše Pravda”, potom máte tendenci být dobrým managerem. Pokud jste zaškrtl/a 6 a více, jste spíše zaměřen/á na individuální práci a pokud se chcete stát dobrým managerem, budete muset změnit pohled na věci a také Váš přístup. Menší počet bodů znamená lepší výsledek. Vysoký počet bodů znamená, že se zaměřujete spíše na osobní úspěchy, což je důležité při práci, která je individuální a na něco speciálně zaměřená. Na druhou stranu, manager se nespecializuje na určitou práci, nepracuje individuálně, ale musí být schopný se orientovat v několika odlišných oblastech a aktivitách. Manager uskutečňuje věci skrz jiné lidi, proto budování vztahů s ostatními je jedna z jeho klíčových schopností. Snaha být jediný vítěz Vás může vést k soutěživosti s ostatními spíše než k rozvíjení dovedností ostatních lidí, se kterými pracujete. Manager bude úspěšný pokud bude umět koordinovat své lidi, což je jeho/její hlavní náplní práce. Proč je time management důležitý ØIndividualista Manager ØPřerod není jednoduchý Ø Diagram Description automatically generated Proč je time management důležitý ØNoví manageři často chtějí dělat úplně vše sami, než aby delegovali činnosti na jiné a tím zdokonalovali i schopnosti a dovednosti ostatních lidí ve firmě. Ø ØČas je jedním z nejcennějších zdrojů, které manager má. Time management ØÚspěšný manager je ten, který umí využívat čas efektivně k dosažení důležitých věcí na prvním místě a méně důležitých až následně. ØStudie ukázaly, že průměrný čas, který stráví top manageři na jedné aktivitě, je méně než 9 minut. ØDalší výzkum ukázal, že manageři na nižších postech průměrně mění aktivitu každých 48 sekund. Ø Ø Ø Time management Øznamená používání různých technik, které nám umožňují vykonat více věcí v kratším čase a s lepšími výsledky a tím dostáváme více času na odpočinek, přináší nám to větší radost z práce a z našeho života. Ø ØTime management je jedna z největších výzev, které noví manageři musí čelit. Ø Ø Ø Time management – tipy a techniky pro Ø eliminaci tzv. žroutů času a pro větší efektivitu využití času k dosažení stanovených cílů. ØŽrouti času jsou činnosti, které nemají velkou přidanou hodnotu, bývají často nenápadné anebo příjemné, ale nedůležité. ØCo jsou vaši žrouti času? Ø Time management – tipy a techniky 1.Seznam věcí, co máte udělat během dne ØLidé většinou udělají více, pokud mají alespoň jednoduchý seznam, co mají udělat během dne. Ø Ø Ø Time management – tipy a techniky 2. Technika ABC – pro upřednostňování aktivit podle jejich důležitosti na Vašem seznamu dne. Ø„A“ – jsou věci velmi důležité, které musí být udělány, jinak budete čelit vážným následkům. Ø„B“ – věci, které byste měli udělat, ale důsledky pokud je neuděláte nebudou vážné. Ø„C“ – věci, které by bylo fajn udělat, ale pokud je neuděláte, žádné důsledky to nebude mít. Ø„D“ – věci, které můžete delegovat na někoho jiného. Ø Ø Time management – tipy a techniky 3. Naplánujte si svůj pracovní den – každá minuta plánování nějaké činnosti ušetří až 10 minut při plnění této činnosti. ØVycházejte ze svého seznamu věcí pro daný den a naplánujte si, co kdy budete dělat. ØNejlepší je udělat ty nejtěžší nebo nejdelší aktivity ze začátku dne, protože jsme většinou nejproduktivnější v této době. ØEmaily a telefonáty mohou počkat na méně produktivní část dne. Ø Ø Time management – tipy a techniky 4. Dělejte a soustřeďte se jen na jednu věc – dělání více věcí najednou (multitasking) je taky jeden ze žroutů času. ØZ výzkumů vyplývá, že mutitasking snižuje naši produktivitu. ØNeschopnost soustředit se na jednu věc snižuje efektivitu naší práce o 20 až 40 procent. Ø Ø Time management – 20 tipů jak ušetřit čas Ø Ø Time management – Apps pro jednotlivce a malé firmy Ø Ø A picture containing logo Description automatically generated A picture containing text, clipart Description automatically generated A picture containing text Description automatically generated Time management – vyzkoušejte si jak umíte zacházet se svým časem ØZamyslete se, jak v průběhu typického dne ve škole nebo v práci řešíte běžné úkoly. ØPak si přečtěte každý výrok a rozhodněte, jestli je pro Vás výrok spíše pravdivý nebo spíše nepravdivý. Ø Ø Ø Spíše pravda Spíše nepravda 1. Běžně na sebe beru příliš mnoho úkolů. 2. Trávím příliš mnoho času děláním příjemných, ale nepodstatných aktivit. 3. Myslím, že si svůj čas dokážu výborně zorganizovat. 4. Běžně se mi stává, že v průběhu dne nevím, co dělat dále. 5. Nemám už moc možností, jak vylepšit orgranizování mého času. 6. Mám udělaný časový rozvrh pro akce, schůzky, a termíny. 7. Mé pracovní místo a všechny potřebné dokumenty jsou dobře zorganizované a uspořádané. 8. Jsem pečlivá/ý v zaznamenávání důležitých údajů a dokumentů. 9. Čas, kdy na něco nebo někoho čekám, umím dobře využít. 10. Vždy se snažím najít způsob, jak splnit úkol co nejefektivněji. Time management – vyzkoušejte si jak umíte zacházet se svým časem Vyhodnocení: Otázky 3 a 5-10 : dejte si 1 bod za každou odpověď “spíše pravda”. Otázky 1, 2 a 4 : dejte si 1 bod za každou odpověď “spíše nepravda”. Váš celkový počet bodů ukazuje Váš celkový postoj k využívání vašeho času. Výroky 1 až 5 se vztahují k Vaší psychické schopnosti kontrolovat, jak trávíte svůj čas. Výroky 6 až 10 se vztahují k metodám dobrého využívání času (time management). Pokud mate dobré psychické schopnosti a metody využívání času, Vaše schopnost řídit a využívat čas efektivněji je jednodušší. Pokud jste dosáhli 8 a více bodů, umíte dobře řídit a využívat Váš čas. Pokud jste dosáhli 4 a méně bodů, měli byste se nad Vašimi praktikami řízení a využívání času zamyslet, pokud se v budoucnu chcete stát manažery. Převzato a přeloženo z: Daft, R. L. 2016, Management, Twelfth ed., Cengage Learning, Australia Ø Děkuji za pozornost. Příští týden: Delegování Reference •Daft, R. L. 2016, Management, Twelfth ed., Cengage Learning, Australia