PODNIKOVÝ CONTROLLING - KONTROLA A VYHODNOCOVÁNÍ ODCHYLEK . Kontrola a vyhodnocování odchylek Šárka Čemerková Přednášející Podnikový controlling - Kontrola a vyhodnocování odchylek . Odchylka Význam a úlohy kontroly odchylek Etapy kontroly Struktura přednášky Kontrola • •subsystémem procesu řízení - navazuje na etapu plánování a proces řízení logicky uzavírá •princip kontroly: porovnání několika kontrolních veličin, z nichž jedna slouží jako srovnávací hodnota (etalon) •smysl kontroly: rozpoznat chyby (odchylky), ke kterým došlo jak při plánování, tak při realizaci plánu. •z výsledků kontroly je možno následně navrhnout opatření (nápravná, preventivní), která vzniklou chybu (odchylku) pomohou odstranit Úlohy kontroly •Tradiční pojetí kontroly: osoustředit se na analýzu jevů minulých ořídit podnik podle principu zpětné vazby •Moderní pojetí kontroly: odůraz na snahu o zobrazení a zahrnutí jevů budoucích (princip tzv. dopředné vazby) onutno předvídat hrozby a z nich plynoucí rizika oodchylky se neodstraňují ex-post, ale ex-ante (odchylkám je nutno předcházet) ovysoké nároky na informační základnu Základní funkce kontroly: •funkce informační: okontrola při zavedení kvalitního informačního systému okontrola metodiky sběru dat a zpracování informací s cílem vytvořit dostatečnou informační základnou pro rozhodovací činnost podniku ozaměření se na relevantní informace •funkce analytická: •široká, ale hospodárná analýza současného stavu vycházející z historických dat, které jsou zdrojem rozboru příčin vzniku odchylek či nežádoucích stavů •funkce preventivní: ovyužití výsledků analýzy ke zlepšení či zpřesnění postupů při tvorbě plánů, k navržení preventivní opatření tak, aby k odchylkám v budoucnu nedocházelo Etapy kontroly 1. stanovení kontrolních veličin či očekávaných hodnot 2. evidence skutečných či očekávaných hodnot 3. propočet odchylek kontrolních hodnot 4. analýza odchylek 5. návrh nápravných opatření 1. Stanovení kontrolních veličin •Základní (hlavní) kontrolní veličiny bývají odvozeny od cílové funkce podniku – zisk při zachování likvidity, resp. udržení kladného cash-flow •hlavní kontrolní veličiny se mohou v podnicích lišit, ale regulačními oblastmi zůstávají: oobjem produkce ocena oVN oFN ovložený kapitál okapitálová struktura •původně sledování přímých nákladů, dnes orientace na režijní náklady a jejich strukturu •stanovení tolerančních mezí (v absolutních i relativních veličinách) pro případné odchylky: ostanoveny subjektivně – čím je sledovaná veličina pro podnik důležitější, tím užší je toleranční mez •respektování principu hospodárnosti a účelnosti – zaměření jen podstatné skutečnosti • Shewhartův diagram – při statické regulaci výrobního procesu 2. Evidence skutečných a očekávaných hodnot • •30. léta 20. století - pro potřeby kontroly evidována jen skutečná data bez korektur (všechny výkyvy - změny cen, kapacit, spotřeby materiálu atd. se projevily v hladině cenových nákladů) – nelze provádět analýzy trendů a meziproduktová srovnání •snaha o přesnější kontrolu a plánování přiřadila ke skutečným hodnotám (především k nákladům) kontrolní (normálové) veličiny - průměrné veličiny vypočítané z hodnot minulých období, které vyrovnávají náhodné výkyvy (ale neeliminují je) – celková odchylka rozkládá pouze na 2 odchylky: cenovou a množstevní, které jsou eventuálně doplněny odchylkou kombinovanou Klasifikace odchylek v tržbách •v současné době se jako kontrolní veličiny pro potřeby kontroly používají plánované či očekávané položky (jak výnosů, tak nákladů) •pro analýzu odchylek je nutné pracovat s těmito kategoriemi nákladů a výnosů: oplánované opředem stanovené, resp. přepočtené (plánované položky přizpůsobené skutečnému využití kapacity podniku) oskutečné •typy porovnání: oskutečnost – skutečnost: vtypické srovnání ex-post vporovnání dat podniku a vyhodnocení jejich vývoje v čase, srovnání s průměrnými údaji odvětví, konkurence, či nejlepšího podniku v oboru oskutečnost – plán: vtradiční kontrola ve smyslu zjištění zpětné vazby oplán – očekávání vvyhodnocují se účinky opatření, která je ještě třeba učinit do konce plánovacího období, aby se dosáhlo plánované hodnoty vkontrola ex-ante 3. Propočet odchylek •Odchylky lze vyhodnocovat: ov absolutních jednotkách (v množství, objemu) – zpravidla rozdíl veličiny skutečné a plánované ov relativních jednotkách (v částech celku, v procentech) – tj. rozdíl vztažený k plánované hodnotě XP – plánovaná hodnota XS – skutečná hodnota absolutní odchylka = XS - XP relativní odchylka = (XS - XP)/XP Příklad: Měla babka 4 jabka a dědoušek jen dvě. •Kolik měli oba dohromady? •Kolik by doslali na trhu, pokud by je prodávali po osmi korunách? Dej mi babko jedno jabko, budeme mít stejně a skutečné tržby byly: babka celkem 27 Kč, dědek celkem 21 Kč. •Jak velká byla absolutní a relativní odchylka v tržbách babky, dědka a dohromady? •Jak velká byla cenová odchylka babky, dědka a dohromady? •Jak velká byla množstevní odchylka babky, dědka a dohromady? •Z jakého důvodu vznikly odchylky? Jaká by měla být opatření pro příští jarmark? Plán. počet jablek Plán. cena za ks (pp) Plán. tržby Skut. počet jablek (Qs) Skut. Cena za ks Skut. tržby Abs. odchylka Rel. Odchylka pp*Qs Babka 4 8 32 3 9 27 -5 -15,63% 24 Dědek 2 8 16 3 7 21 5 31,25% 24 Celkem 6 48 6 48 0 0% Řešení Absolutní odchylky Relativní odchylky cenová množstevní celkem cenová množstevní celkem Babka 3 -8 -5 9,38% -25,00% -15,63% Dědek -3 8 5 -18,75% 50,00% 31,25% Celkem 0 0 0 0,00% 0,00% 0,00% Babka: 3/32=0,0938; -8/32=-0,25 Dědek: -3/16=-0,1875; 8/16=0,5 Závěry: •Díky darovanému jablku měla babka tržby o 8 Kč nižší, ale zvýšila je cenou, takže propad nebyl tak hrozný (viz relativní odchylky). •Naopak dědek umluvil babku, takže měl získat na tržbách o 8Kč více, tj. 50% nárůst, ale umluvit zákazníky, aby nakupovali po 8 Kč, už nedokázal, proto se z 50% stalo jen 31%. •Rozhodnutí managementu na základě uvedené controllingového reportu: I přes nárůst tržeb u dědka bude v budoucnu lépe, když dědek nebude prodávat, ale bude pouze jablka česat a zajišťovat logistiku. 4. Analýza odchylek •Analýza odchylek se provádí zejména: ove vztahu k nositelům nákladů (zde je kontrola jádrem tzv. nákladového controllingu) ove vztahu k účetním obdobím (stává se nedílnou součástí finančního controllingu) •Příčiny odchylek: ošpatný výběr plánovacích metod a postupů onereálné stanovení cílů oexistence informačních bariér zejména o konkurenci ochyby v analýze trhu onepředvídatelné cenové změny atd. •Vzniklé odchylky lze klasifikovat do dvou hlavních skupin: oodchylky výnosů oodchylky nákladů •V rámci každé skupiny lze analyzovat odchylky: okvantitativní okvalitativní •Klasifikace odchylek vychází z předpokladu, že globální odchylku lze dále rozložit na odchylky dílčí a určitou část odchylky lze přiřadit k odchylkám kvalitativním i kvantitativním; tato je pak označována jako odchylka kombinovaná. o •Odchylky lze klasifikovat i podle oblastí jejich vzniku: okaždou dílčí odchylku lze považovat za globální ve své oblasti a dále ji členit na kvantitativní a kvalitativní – typicky odchylky: vv odbytu vv sortimentu vve struktuře zákazníků a ceně vv rozpise materiálu vv receptuře výroby vv pracovních operacích vv cenách a spotřebě vstupů, které mohou ovlivnit hodnotu fixních nákladů Klasifikace odchylek Soustava odchylek nákladů Rozbor odchylek režijních nákladů •založeno na rozdělení celkové odchylky na odchylky: ospotřební: vrozpočtovou vvýkonnostní oobjemovou: vkapacitní vúčinnostní •Metoda dvou odchylek – rozklad celkové odchylky na odchylku spotřební a objemovou •Metoda čtyř odchylek - rozklad celkové odchylky na rozpočtovou, výkonnostní, kapacitní a účinnostní odchylku •spotřební odchylka: ourčuje tu část režie, která byla vynaložena v důsledku více či méně úsporného vynakládání zdrojů orozdíl mezi skutečně vynaloženými náklady a variantním rozpočtem pro účelnou, resp. produktivní činnost •objemová odchylka: ovyjadřuje relativní úsporu (resp. překročení) vzniklou na základě toho, že FN jsou „rozpuštěny“ do většího (menšího) počtu výkonů, než se předpokládalo orozdíl mezi variantním rozpočtem a pevným rozpočtem lineárně přepočteným na úroveň účelné, resp. produktivní činnosti o •rozpočtová odchylka: oudává, o kolik jsou skutečné režijní náklady větší či menší než bylo nutné vynaložit dle variantního rozpočtu na celkové skutečné výkony orozdíl skutečných nákladů a variantního rozpočtu na celkový skutečný objem výkonů •výkonnostní odchylka: ovyjadřuje, jaká výše variabilních nákladů byla neúčelně vynaložena orozdíl mezi variantním rozpočtem na celkový skutečný objem výkonů a variantním rozpočtem na účelnou činnost •kapacitní odchylka: ovyjadřuje, jaký vliv má na výši režijních nákladů nižší či vyšší celkový skutečný objem výkonů, ovšem bez ohledu na produktivní či účelnou činnost orozdíl mezi variantním rozpočtem a pevným rozpočtem lineárně přepočteným na celkovou skutečnou výši výkonů střediska •účinnostní odchylka: ovyjadřuje tu část fixních nákladů, jenž byla vynaložena na neproduktivní (neúčelnou) činnost orozdíl mezi objemovou odchylkou a odchylkou kapacitní 5. Návrhy nápravných opatření •plány opatření, ve kterých musí být naprosto přesně definovány: onápravné kroky ourčeny termíny plnění (T:) ouvedeni odpovědní pracovníci (O:) •dílčí plány je nutno navzájem koordinovat, aby jejich působení mělo synergický efekt Shrnutí přednášky Umíte: •Vysvětlit význam kontroly odchylek při řízení podniku •Uvézt funkce kontroly odchylek •Popsat kontrolní proces proces •Charakterizovat jednotlivé druhy odchylek •