1
Zavedení nového IS
Ilustrační příklad z praxe o zavádění nového informačního systému
Společnost pro správu nemovitostí, jejíž portfolio obsahuje několik set investičních rezidenčních bytů,
zvažuje zavedení nového informačního systému pro správu nemovitostí, který bude kompatibilní
s používaným účetním systémem.
CO bylo impulsem pro takové rozhodnutí?
- Postupy a nástroje používané v začátcích podnikání neumožňují nadále kvalitní evidenci a
zpracování dat, efektivita práce zaměstnanců klesá, stejně jako jejich motivace.
- Vedení společnosti vidí omezení pro budoucí růst společnosti, neefektivitu/zdlouhavost
procesů, slabiny databáze, chybovost a absence kontroly v některých procesech, aj.
JAKÝ systém zvolit?
- Prvotní rozhodnutí společnosti mířilo k využití softwarového řešení, které už na trhu existuje a
je k dispozici víceméně okamžitě, s drobnými úpravami.
- Monitoring trhu sice ukázal na jedno/dvě hotová řešení, která však nevyhovovala vytyčeným
základním potřebám firmy, finančním představám (cena licencí, cena následné podpory a
úprav), bezpečnostním kritériím (klíčová data společnosti nemají být zcela v držení třetí
strany) a potřebám na variabilitu systému (firma chce podpořit IS své procesy, nikoli své
procesy přizpůsobovat systému).
- Od stavby celého systému na zelené louce se upustilo hlavně z důvodů finanční, časové
náročnosti a složitosti zadání.
- Vybraný systém pracuje na open source platformě Origam, která se dle potřeb firmy nadále
rozšiřuje o nové funkcionality. Jednoznačným přínosem této a obdobných platforem je
možnost prototypovat uživatelské rozhraní, což napomáhá formulovat zadání požadavků.
Upřednostňuje vlastní řešení procesů, správa, stejně jako průběžné zavádění nových
funkcionalit je plně v rukou společnosti, tedy vlastníka softwaru.
JAKÁ byla úskalí spuštění nového systému?
- Přenos dat a začátek používání systému vyžadoval zvýšené úsilí zaměstnanců. Přes snahu
vedení společnosti se ne všichni zaměstnanci ztotožnili s používáním systému. Dle názoru
uživatelů bylo příliš dlouhé období, kdy bylo nutné spíše kontrolovat systém, než aby systém
kontroloval uživatele. Chyby uživatelů se okamžitě přenášejí do účetního systému a činí
opravy chyb složitější.
JAKÉ výhody zavedení systému přineslo?
- Vedení společnosti oceňuje, že má vyšší kontrolu nad některými procesy. Uživatelům
v různých rolích bylo usnadněno vyhledávání, filtr, tvorba ad hoc přehledů podle různých
kritérií. Tvorba některých dokumentů je zcela automatizovaná nebo poloautomatizovaná.
Systém za zaměstnance hlídá termíny a platnosti, např. smluv. Zefektivnila se činnost
zaměstnanců (měřitelná nárůstem počtu nemovitostí, které má zaměstnanec ve
správcovském portfoliu). Firma není limitována v náboru nových klientů. Vedení uvažuje o
tom, že vyladěný produkt nabídne k využití konkurenci. Díky úspěšné spolupráci dodavatele
softwaru a vedení společnosti, resp. produktového manažera společnosti se systém nadále
2
modifikuje podle potřeb uživatelů a je doplňován o nové a nové funkcionality. Produktový
manažer nejen spolupracuje na vývoji, ale je i první osobou technické podpory přímo ve firmě,
navíc s kompetencí pro správu uživatelů.