Digitální firma X(DFX)
Případová studie pro výuku předmětu Digitální firma
Autoři: Ing. Dalibor Šimek, Ing. Jiří Krutina, Ing. David Pochobradský;
Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě,
Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné.
1
Úvod
Kontext
V semináři 05 jsme připravili a spustili do provozu Digitální proces uzavírání smluv s dodavateli. Proces
byl zaveden před 3 měsíci s omezením. V průběhu přípravy digitálního procesu uzavírání smluv došlo
k prodlení s dodávkou, a proto se vedení rozhodlo nasadit proces do provozu bez vytvořeného
reportu k metrikám procesu (viz. Digitální firma X (DFX) - Seminář 05, kapitola Metriky).
Poznámka: V průběhu vývoje je běžnou praxí snížit rámec dodávaných funkcionalit, aby se dostalo
řešení včas do provozu a mohlo již přinášet požadované výhody. Druhou možností je oddálit spuštění.
Vždy je nutné posoudit, co je v danou chvíli a v daném kontextu vhodnější.
Dále v průběhu užívání procesu uzavírání smluv byl identifikován požadavek pro zavedení Centrálního
registru dodavatelů. Uživatelé při vyplňování údajů o smlouvě zadávají dodavatele neshodně
(nekonzistentně) - například někdy je uvedena firma pod názvem Synergine, někdy Synergine s.r.o.
Dále se ukazuje vhodné mít možnost zobrazit si přehled všech dodavatelů a mít možnost v nich
vyhledávat a případně zjistit, které všechny smlouvy jsou na dodavatele vázány.
Role studenta
Student v rámci tohoto semináře ztělesňuje roli Příjemce řešení (odpovědná osoba za požadavky
zadavatele a převzetí řešení do provozu). Tedy požadovaná úprava řešení (nová verze) je opět ve fázi
přípravy těsně před provozem a bude nutné ověřit požadavky (uživatelské a akceptační testování).
Strategická úroveň
Důvody
Informace o dodavatelích obsahují občas nekonzistence vlivem zadávání dodavatele na každou
smlouvu zvlášť bez možnosti výběru. Chybí možnost přehledu a vyhledávání určitých dodavatelů a
smluv s nimi uzavřenými.
Problémy – příležitosti
• Nesoudržné názvy dodavatelů;
• Manažerům a referentům schází přehled o stávajících dodavatelích a snadné dohledávání
smluv s nimi uzavřenými.
Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě,
Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné.
2
Cíl
• Zavést Centrální registr dodavatelů a propojit jej s aktuálně běžícím procesem uzavírání
smluv.
Metriky
• N/A (Nechceme a nedává smysl určovat).
Rizika
• Ztráta dat či chybné spárování dat se stávajícími smlouvami => V průběhu projektu musí být
provedeno čištění dat o dodavatelích (vyřešení soudržnosti) a před ostrým spuštěním
procesu musíme ověřit integritu importovaných dat o dodavatelích vůči existujícím
smlouvám.
Analýza požadavků
Z předchozí iterace (etapy)
• Připravit report pro vyhodnocování metrik digitálního procesu Uzavírání smluv s dodavateli.
Podnikatelské (obchodní) požadavky
1. Z existujících smluv připravit registr Dodavatelů a zajistit, aby existující smlouvy odkazovaly
na dodavatele zadaného v registru;
2. Digitální proces Uzavírání smluv musí umožňovat vybrání dodavatele z registru, případně
zadání nového dodavatele, pokud v registru není;
3. Registr Dodavatelů musí umožnit vyhledat konkrétního dodavatele a zobrazit všechny
smlouvy, které byly kdy s dodavatelem uzavřeny.
Uživatelské požadavky
Aktéři
• Zpracovatel smlouvy
• Správce registru dodavatelů
Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě,
Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné.
3
Případy užití (Scénáře užití)
Pro každého aktéra zjišťujeme postupně, jaké scénáře potřebuje v rámci procesu naplňovat.
Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě,
Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné.
4
Požadavky na chování procesu / systému
Proces zpracování smlouvy
V kroku Připravení nové smlouvy a odeslání ke kontrole:
Zpracovatel smlouvy zvolí dodavatele z registru dodavatelů či zadá nového dodavatele zadáním IČ a
Názvu. Po zadání nového dodavatele dojde k uložení dodavatele do registru dodavatelů.
Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě,
Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné.
5
Datové požadavky
ER diagram – Smlouva, Oddělení, Položka (Zboží), Kategorie (Zboží), Dodavatel
Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě,
Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné.
6
Kvalitativní požadavky
Obecně zůstávají platné viz. Digitální firma X (DFX) - Seminář 05.
Integrita
Je potřeba zajistit jednoznačnost dat o dodavatelích při jejich výběru v procesu uzavíraní smluv.