Digitální firma X(DFX) Případová studie pro výuku předmětu Digitální firma Autoři: Ing. Dalibor Šimek, Ing. Jiří Krutina, Ing. David Pochobradský; Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 1 Nastavení Xeelo E-mailové notifikace si může každý student vypnout ve svém Uživatelském profilu na záložce Notifikace: Notifikace jsou nadále viditelné v prostředí Xeelo: Základní informace pro průběh semináře Delegování Svá oprávnění lze delegovat. V Uživatelském profilu – záložka Delegace. • Zřetězení => pokud ANO, pak delegovaná osoba může delegovat předaná oprávnění i na další osobu. Pokud NE, pak delegovaná osoba deleguje pouze svá oprávnění. • Rozšířené – Umožňuje vytvářet požadavky jménem jiné osoby. Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 2 Mobilní přístup Podobně jako v seminářích 1 a 2 lze se do Xeelo přihlásit i přes mobilní aplikaci. Aplikace ale nebyla pro mobilní zařízení testována a možná procesy nebude možné dobře na mobilních zařízeních obsluhovat. Ale můžete klidně ověřit. Nástěnka Schvalovatelé oddělení mají k dispozici reporty o průběhu procesů – lze je nahlížet v Úkoly => Všechny => Reporty. • Lze je přidat i na Nástěnku včetně třeba úkolů. Reporty jsou připravené v požadavku ID 2852. Lze přidat na nástěnku přes Přidat Požadavek, zadat ID požadavku 2852. Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 3 Relace Z každého objektu lze sledovat Relace na další objekty, které s objektem souvisejí. Například z Prodejní objednávky se lze dostat na Nákupní objednávku a z Nákupní objednávky lze vidět Smlouvu. Případně lze rozkliknout přímo položky v jaké smlouvě jsou například obsaženy. Relace lze vidět u každého požadavku kliknutím na Detaily požadavku => Záložka Relace a volba objektu, který vás zajímá. Každý objekt lze rozkliknout kliknutím levého tlačítka myši do nové záložky. Zobrazení relací v Diagramu: Vpravo je tlačítko Zobrazit diagram pro zobrazení vztahovaných objektů v diagramu. Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 4 V diagramu lze prozkoumat další vztahované objekty, například se z Prodejní objednávky dostat na Nákupní objednávku a z ní dále na Smlouvu atd. Diagram relací lze zobrazit i na detailu požadavku přes tlačítko Akce => Relace. Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 5 Přiřazení (kdo má proces na starost) Potřebujete-li zjistit v jakém stavu jsou Vaše požadavky, pak můžete hledat v Úkoly => Všechny moje, kde si můžete najít požadavek, který vás zajímá a v jeho detailu si zobrazte Detaily požadavku => Podrobnosti. Zde naleznete, komu je aktuálně úkol přiřazen a na koho čekáte. Pokud dotyčný není přítomen, lze řešit delegací. Pokud ji ale nemůže nastavit konkrétní člověk, pak delegaci musí nastavit administrátor. Zobrazení Workflow diagramu Ke každému požadavku lze zobrazit Workflow diagram, který vám napoví, jak je daný objekt zpracováván a kdo v něm vystupuje. Zobrazit si můžete buď přes seznamové zobrazení, tři tečky => Diagram: či v detailu požadavku – Akce => Diagram: Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 6 Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 7 Úvod Kontext Finální tóny a zakončení celého cyklu digitalizace podniku přinášejí simulační hru ze života celého, nyní již plně (v daném kontextu) digitalizovaného podniku, který svými digitalizovanými procesy spojuje zákaznickou i dodavatelskou oblast podnikání podniku DFX. Řešení ze cvičení 5 a 6 bylo rozšířeno o evidenci zákazníků s možností pořizovat prodejní objednávky, které se společně s dalšími interními objednávkami skládají do nákupních objednávek. Studenti nejprve obsadí jednotlivé oddělení a role v podniku, současně bude připraven soubor karet s událostmi simulující zevní i vnitřní události – podněty generující požadavky na běh procesů. Postupným odhalováním karet, budou studenti reagovat zadáváním požadavků do připraveného prostředí v XEELO. Do hry může vstupovat i pedagog svou simulací „zákazníka“ či zastupující „vyšší moc“. Pravidla hry Průběh • S dodavateli musí být uzavřena dodavatelská smlouva, než můžeme vydávat nákupní objednávku! • Prodejní objednávka lze odbavit pouze, pokud zboží máme. Nemáme sklady, takže skladovat lze minimální množství materiálu, spíše objednáváme vše, jakmile obdržíme prodejní objednávku • Neznáte-li IČ, vyhledejte na https://justice.cz či v živnostenském rejstříku: https://www.rzp.cz/cgi-bin/aps_cacheWEB.sh?VSS_SERV=ZVWSBJFND Účelem hry je zažití si různých rolí v procesech a předávání odpovědnosti, dále příprava námětů pro zkvalitnění procesů či zprůhlednění či přípravy metrik procesů. Zároveň i třeba náměty na zavedení procesu do provozu a podoba, jak by měly vypadat materiály pro snadné zaučení pracovníků do užívání softwarového řešení. Zda je sw sám srozumitelný či co by pracovníci měli obdržet za úvodní informace, aby mohli dobře pracovat a efektivně k tomu užívat vytvořený software. • Delegování • Příprava nástěnky a správných reportů • Sledování historie procesů a kdo požadavek zpracovává? Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 8 Oddělení • Vybavení kanceláří (nábytek) • Elektronická zařízení (tiskárny, skenery atd.) • Kancelářské potřeby (tužky, papíry atd.) Definice kategorií Role Žadatel • Prodejní objednávky (může zpracovat celý proces) • Nákupní objednávky (může zadat objednávku) • Smlouvy (může zadat smlouvu) • Položky (může zadat a aktualizovat položku) • Kategorie (může zadat a aktualizovat kategorii) Schvalovatel za oddělení • Nákupní objednávka • Smlouva Ověřovatel smluv (právní oddělení) • Ověřovatel pro Smlouvy, měl by smlouvu „přečíst“, prozkoumat a pak vydat rozhodnutí. Například dle cenových limitů. Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 9 Další ověřovatel • Nebude potřeba dokud někdo nenastaví položku, kde bude vybrán další ověřovatel • Nastavit, aby to bylo možné zadat a proces se na tom nezaseknul. Představenstvo • Schvaluje smlouvy nad 10000 Kč • Může na ně přijít delegace, že mají zpracovávat objednávky. Nákup • Provedení nákupu Typický scénář Žadatel: • Přijme Prodejní objednávku a zadá ji do systému (nemá-li zákazníka, musí vytvořit zákazníka či požádat kolegu o vytvoření zákazníka) • Pro zboží potřebuje vytvořit Nákupní objednávku (opět může požádat kolegu ze stejného oddělení). • Pokud nemají Položku, je nutné vytvořit Položku • Pokud k položce není dodavatel, pak vytvořit Smlouvu i dodavatele (dodavatel lze vytvořit přímo ze smlouvy) • Pokud není smlouva na Položku (lze zjistit => je nutné nejprve vytvořit smlouvu s dodavatelem a předat k ověření. • Dál si hlídá stav své prodejní objednávky – zda již má nákupní objednávku, zda má schválenou Smlouvu Prodejní objednávky: • Zpracovává pouze Žadatel. Lze vidět z workflow: Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 10 Nákupní objednávky: • Nákupní objednávku schvaluje Schvalovatel a následně vyřizuje Nákup. Smlouva: • Již jsme procházeli v testování v rámci minulých seminářů. Pokud chcete vidět, jak má být požadavek zpracován, prohlédněte si diagram workflow, zároveň můžete sledovat, komu je proces přiřazen. IT podpora V případě technických potíží se můžete ozvat e-mailem na podporu Dodavatele, který po spuštění systému do provozu drží pohotovostní režim, kdyby se vyskytly neočekávané potíže s řešením. Dobrou praxí je po uvedení systému do provozu držet po určitou dobu zvýšený dohled s prioritní podporou, může se někdy lišit od 1 měsíce až po několik měsíců, kdy Realizační tým dohlíží na systém a odlaďuje případné problémy v dostatečné rychlosti, aby byl provoz společnosti co nejméně ovlivněn případnými nedostatky řešení. Podpora od dodavatele: David Pochobradský • E-mail: david.pochobradsky@synergine.cz • Tel.: 777 788 172