Seminář 01 – Digitální firma X
Seminář bude simulovat nástup nových zaměstnanců do Digitální firmy X, během kterého obsadíte
pracovní pozice ve firmě s přiřazenými odpovědnostmi a rolemi ve firemním systému XEELO.
Ze života firmy
Uvažujme modelovou firmu, můžeme ji nazývat Digitální Firma X s.r.o. Tato firma například vyrábí
psací potřeby (propisky, tužky, pera atd.). Jako každá firma a organizace na českém trhu podléhá i
Digitální Firma X s.r.o. české legislativě, a tedy musí vést své účetnictví, do něhož se musí promítnout
všechny účetní doklady za všechny nákupy, které kdo ve firmě provede. To je platné ze zákona a musí
být v principu zajištěno v každé firmě podnikající v ČR.
Například se nakupují:
- Pohonné hmoty (PHM) do služebních aut.
- Některý z obchodních zástupců může pozvat některého ze zákazníků či potenciálních zákazníků na
oběd, večeři či jiným způsobem obdarovat. Tomu říkáme Reprezentace.
- Prostředky na úklid – běžné nákupy drogistického zboží apod.
- Případně jiné, občerstvení apod.
Za každý nákup prodávající vystaví účtenku, která musí být uvedena do účetnictví firmy. Proto ve firmě
je schránka, kam zaměstnanci dávají své účetní doklady s popisem, kde byly použity.
Účtenky jsou pak předávány v pravidelných časových intervalech účetní ke zpracování v účetnictví.
Současně každý zaměstnanec je povinen zasílat výkaz účtenek svému vedoucímu, který tyto výdaje
schvaluje. To je původní popis procesu zpracování dokladů ve firmě Digitální firma X s.r.o.
Popis současného stavu (STRATEGIE – PROČ?)
Důvody
Ve firmě aktuálně funguje systém zpracování účtenek takto:
1. Zaměstnanci nakupují drobné položky (např. PHM, reprezentace, spotřební materiál) a
shromažďují papírové účtenky.
2. Ke konci měsíce zaměstnanci vloží všechny účtenky do krabice určené pro účetní.
3. Účetní si krabici vezme a zpracuje účtenky najednou.
Tento systém má několik nevýhod:
• Účtenky se mohou během měsíce ztratit nebo zapomenout dodat.
• Zpracování účtenek na konci měsíce je časově náročné a nepravidelné.
• Účetní nemůže snadno zjistit, zda nějaká účtenka chybí.
• Není možné průběžně sledovat celkové výdaje firmy v různých kategoriích.
Z tohoto důvodu se firma rozhodla systém digitalizovat, aby:
• zvýšila transparentnost nákladů,
• usnadnila správu účtenek,
• předešla ztrátám účtenek.
Problémy/Příležitosti
Mezi pořízením účtenky a jejím předáním účetnímu oddělení vzniká prostor pro chyby a zpoždění.
Je zde příležitost zefektivnit celý proces hned při samotném pořízení účtenky:
1. Zaměstnanec by mohl účtenku vyfotit svým chytrým telefonem a okamžitě ji odeslat do
systému.
2. Účetní by tak získala okamžitý přístup k přehledu účtenek, které čekají na zpracování.
3. V případě ztráty fyzické účtenky by byla účetní schopna reagovat díky digitální kopii.
Tím by se snížilo riziko chyb a zrychlil by se celý proces zpracování účtenek.
Cíle
Umožnit jednoduché zaslání pořízené účtenky v okamžiku přijetí přímo paní účetní s využitím
mobilního telefonu. Tím se sníží možnost ztráty papírové účtenky a současně účetní má okamžitě
přehled o výdajích ještě před zpracováním v účetnictví.
Získání průběžného přehledu o aktuálních měsíčních nákladech dle jednotlivých kategorií nákladových
položek (Pohonné hmoty (PHM), Prostředky na úklid, Reprezentace, Jiné) pro potřeby finančního
řízení.
Metriky
Nabízí se:
- Počet pořízených účtenek
- Počet fyzicky ztracených dokumentů
- Získání aktuální “on-line” přehledu o výdajích pro potřeby finančního řízení.
Rizika
Pokračování stavu bude jenom s narůstajícím počtem zaměstnanců přinášet jednak frustraci při
zapomenutí, či pozdním předání a hlavně nemožnost pružného řízení výdajů, tedy mít stále aktuálně
přehled o výdajích ještě před účetním zpracováním.
Procesní přístup (STRATEGIE – CO? JAK?)
Obchodní požadavky
Vedení společnosti Digitální Firma X s.r.o. se rozhodlo digitalizovat proces "Zpracování
účtenek" v souladu se svou strategií a cíli. Cílem digitalizace je:
• Umožnit, aby zaměstnanci mohli ihned po nákupu jednoduše vyfotit účtenku pomocí
mobilní aplikace.
• Zajistit online přehled o aktuálních výdajích firmy.
• Předejít ztrátám a opomenutím účtenek.
Uživatelské požadavky – Zpracování účtenek – Diagram případů užití
Požadavky na funkcionalitu – Zpracování účtenek – Diagram aktivit (workflow)
Požadavky na funkcionalitu – Zpracování účtenek – Diagram stavů objektu Účtenka
ŘEŠENÍ
Digitální Firma X s.r.o. pro svou lepší správu a řízení svých procesů pořídila procesní platformu XEELO,
ve kterém je digitalizován i proces “zpracování účetních dokladů”.
Procesní platforma XEELO se sestává z následujících součástí:
- Uživatelské webové rozhraní – Slouží uživatelskému přístupu ke správě digitalizovaných procesů
a jejich řízení – tedy k užívání řešeních v Xeelo vytvořených;
- Mobilní aplikace – Umožňuje k některým procesním automatizacím využívat mobilní telefon.
- Administrační webové rozhraní – Umožňuje konzultantům vytvářet a upravovat procesní řešení
v Xeelo;
- Integrační platformu – Umožňuje integrovat jiné systémy s řešeními postavenými v Xeelo;
Digitální Firma X s.r.o. se rozhodla proces zpracování účetních dokladů maximálně zjednodušit a
zpřehlednit, mimo jiné, aby se účtenky neztrácely a aby zaměstnanci netápali, co mají s účetními
doklady dělat.
ÚKOLY
Jako nově příchozí zaměstnanec do firmy projdete onboardingem do firmy. V rámci něj si vytvoříte
uživatelský účet v platformě Xeelo a nastudujete si popis své pozice a role v procesu zpracování
dokladů.
Dále následuje fáze provozu firmy, kdy budeme muset odbavit úkoly vyplývající z vaší role v procesu.
NÁSTUP DO FIRMY (ONBOARDING)
Vítej v naší nové digitální firmě X!
Právě ses stal součástí skvělého týmu báječných lidí a zajímavé společné práce. Věnujte proto prosím
čas následujícím informacím.
Naše firma zaměřující se na výrobu kvalitních psacích per, se skládá z pěti samostatných oddělení:
- Finanční
- Marketingové
- Výrobní
- Prodejní
- Účtárna
Váš vedoucí pracovník (manažer) Vám přiřadí jednotlivá firemní oddělení a role (ZADAVATEL-ŽADATEL,
SCHVALOVATEL, ÚČETNÍ, ADMINISTRÁTOR) a současně předá účtenky jednotlivým oddělením.
Součástí pracovních aktivit jsou nutné “drobné nákupy”, jako jsou zejména pohonné hmoty,
prostředky na úklid, běžné kancelářské potřeby, případně reprezentace jako obědy apod. Každý
zaměstnanec tak na základě svých pracovních aktivit a zařazení je povinen od každého takto
provedeného nákupu, zajistit účtenku pro následné digitální zpracování směřující až k zaúčtování
fyzického dokladu.
Základní firemní informační systém je tvořen procesní platformou Xeelo, která kromě vlastních
procesů jednotlivých oddělení zajišťuje i vedlejší tzv. interní procesy spojené s chodem firmy jako
celkem, kam patří i proces “Zpracování účtenek”.
ÚKOL 1 - Seznámení s platformou xeelo, registrace, seznámení s procesem
Přihlas se do procesní platformy Xeelo
https://su.xeelo.online/
Nainstaluj mobilní aplikaci zde (App store, Obchod Google)
Znalostní báze
https://su.synergine.cz/sem01/seminar01/index.html
ÚKOL 2 - Simulace firemního života
Business rules - Každý provedený nákup ve firmě je každý zaměstnanec povinen digitalizovat – či zadat
do procesu ke schválení příslušnými odpovědnými pracovníky.
Průběh:
- Zadavatel podle jednotlivých oddělení “pořizuje účtenky” a zasílá je ke schválení do systému; po
zavedení do systému je odkládá do firemní schránky tomu určené (účetní pravidelně vybírá)
- Odpovědní pracovníci jednotlivých oddělení schvalují požadavky zaměstnanců svých oddělení,
případně je vracejí zpět k opravě, či smazání. Kontrolují účelné využití finančních prostředků (jestli
jsou finance využity pro činnost v rámci podniku).
- Účetní zpracuje doklad, až se k ní dostane i fyzická “papírová” účtenka. Následně doplní interní
účetní číslo, zkontroluje správnost všech údajů s fyzickou účtenkou (hlavně pak částku DPH) a
doklad zaúčtuje.
ZADAVATEL – Pořízení digitálního obrazu účtenky a zadání požadavku ke schválení
Výchozí podmínky:
- Zaměstnanec firmy, má nainstalované rozhraní na svém mobilním telefonu;
- Zaměstnanec je registrován v Xeelo;
Spouštěcí událost procesu:
Zaměstnanec nakoupí “drobné zboží”, které splňuje podmínky nákladů firmy.
Scénář použití:
1. Zaměstnanec po nákupu zboží si otevře appku Xeelo na svém mobilním telefonu vybere v sekci
Úkoly/DIGITÁLNÍ FIRMA X - SEMINÁŘ 01 - TRANSAKČNÍ DATA/Účetní doklad.
2. Xeelo nabídne formulář pro pořízení informací o účtence.
3. Zaměstnanec vybere ve formuláři první pole “Doklad” a pomocí svého mobilního telefonu pořídí
scan účtenky a dále vyplní povinná pole formuláře, pořízená data o účtence pak pošle do systému
“Odeslat”.
4. Vyfocená účtenka se zobrazí v systému ve stavu “Ke schválení” k dalšímu zpracování.
SCHVALOVATEL – Schválení požadavku
1. Příslušní zaměstnanci mají právo schvalovat požadavky a vidí je v seznamu Úkoly/Digitální Firma
X - Seminář 01/Transakční data/Účetní doklad/*.* ve stavu “Ke schválení”;
2. Zaměstnanec vybere záznam požadavku ke schválení a rozhodne, zda schválí požadavek k
zaúčtování, nebo jej odmítne;
3. A) Je-li požadavek schválen, přechází do stavu k zaúčtování a odchází k účetní;
4. B) Jeli požadavek odmítnut, je vrácen zpět žadateli, který má možnost jej opravit a znovu zaslat
do běhu procesu;
ÚČETNÍ – Zaúčtování schválených účtenek
1. Zaměstnanec s rolí “účetní” vidí v seznamu úkolů schválení požadavky k zaúčtování Úkoly/Digitální
Firma X - Seminář 01/Transakční data/Účetní doklad/*.* ve stavu “K zaúčtování;
2. Účetní vybere záznam požadavku k zaúčtování;
3. Systém vrátí detail požadavku k zaúčtování;
4. Účetní doplní v sekci Účetní data: “Interní číslo dokladu” a “Datum zaúčtování” a pošle do procesu
tlačítkem Zaúčtováno.
5. Účtenka je řádně zaúčtovaná a systém uloží požadavek do stavu “Dokončeno”;