Digitální firma X(DFX) Případová studie pro výuku předmětu Digitální firma Autoři: Ing. Dalibor Šimek, Ing. Jiří Krutina, Ing. David Pochobradský; Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 1 Úvod Kontext V seminářích jsme se učili, jak navrhnout požadavky pro digitální řešení. Pracovali jsme na případové studii firmy DFX a analyzovali procesy Uzavírání smluv s dodavateli a Vyřizování objednávek. Nyní zahajujeme první fázi implementace. Prioritou je digitalizace procesu Uzavírání smluv s dodavateli. Konzultanti připravili řešení v nástroji Xeelo. Naším úkolem je ověřit, jestli splňuje požadavky a může být spuštěno. Role studenta V tomto semináři budete v roli Příjemce řešení, tedy osoby odpovědné za ověření požadavků a převzetí řešení do provozu. Vaším úkolem je zjistit, zda připravené řešení splňuje požadavky, a rozhodnout, zda je připravené pro ostrý provoz. Budete provádět uživatelské a akceptační testování. Zaměřte se na identifikaci vad a ověření, že řešení odpovídá zadání. Na konci semináře rozhodnete, zda je možné řešení spustit, a navrhnete případná vylepšení, která nebyla zahrnuta do původního zadání. Řešený stav firmy DFX • Smlouvy s novými dodavateli se uzavírají, když je potřeba zboží, pro které není smluvní dodavatel, nebo když se objeví lepší nabídka (např. nižší cena, vyšší kvalita). Kontext V minulém semináři jsme připravili a spustili do provozu Digitální proces uzavírání smluv s dodavateli. Proces byl zaveden před 3 měsíci s omezením. V průběhu přípravy digitálního procesu uzavírání smluv došlo k prodlení s dodávkou, a proto se vedení rozhodlo nasadit proces do provozu bez vytvořeného reportu k metrikám procesu (viz seminář Masterdata a ověřování scénářů). Poznámka: V průběhu vývoje je běžnou praxí snížit rámec dodávaných funkcionalit, aby se dostalo řešení včas do provozu a mohlo již přinášet požadované výhody. Druhou možností je oddálit spuštění. Vždy je nutné posoudit, co je v danou chvíli a v daném kontextu vhodnější. Dále v průběhu užívání procesu uzavírání smluv byl identifikován požadavek pro zavedení Centrálního registru dodavatelů. Uživatelé při vyplňování údajů o smlouvě zadávají dodavatele neshodně (nekonzistentně) - například někdy je uvedena firma pod názvem Synergine, někdy Synergine s.r.o. Dále se ukazuje vhodné mít možnost zobrazit si přehled všech dodavatelů a mít možnost v nich vyhledávat a případně zjistit, které všechny smlouvy jsou na dodavatele vázány. Role studenta Student v rámci tohoto semináře ztělesňuje roli Příjemce řešení (odpovědná osoba za požadavky zadavatele a převzetí řešení do provozu). Tedy požadovaná úprava řešení (nová verze) je opět ve fázi přípravy těsně před provozem a bude nutné ověřit požadavky (uživatelské a akceptační testování). Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 2 Strategická úroveň Důvody Informace o dodavatelích obsahují občas nekonzistence vlivem zadávání dodavatele na každou smlouvu zvlášť bez možnosti výběru. Chybí možnost přehledu a vyhledávání určitých dodavatelů a smluv s nimi uzavřenými. Problémy – Příležitosti ● Nesoudržné názvy dodavatelů; ● Manažerům a referentům schází přehled o stávajících dodavatelích a snadné dohledávání smluv s nimi uzavřenými. Cíl ● Zavést Centrální registr dodavatelů a propojit jej s aktuálně běžícím procesem uzavírání smluv. Metriky ● N/A (Nechceme a nedává smysl určovat). Rizika ● Ztráta dat či chybné spárování dat se stávajícími smlouvami => V průběhu projektu musí být provedeno čištění dat o dodavatelích (vyřešení soudržnosti) a před ostrým spuštěním procesu musíme ověřit integritu importovaných dat o dodavatelích vůči existujícím smlouvám. Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 3 Analýza požadavků Z předchozí iterace (etapy) ● Připravit report pro vyhodnocování metrik digitálního procesu Uzavírání smluv s dodavateli. Podnikatelské (obchodní) požadavky 1. Z existujících smluv připravit registr Dodavatelů a zajistit, aby existující smlouvy odkazovaly na dodavatele zadaného v registru; 2. Digitální proces Uzavírání smluv musí umožňovat vybrání dodavatele z registru, případně zadání nového dodavatele, pokud v registru není; 3. Registr Dodavatelů musí umožnit vyhledat konkrétního dodavatele a zobrazit všechny smlouvy, které byly kdy s dodavatelem uzavřeny. Uživatelské Aktéři ● Zpracovatel smlouvy ● Správce registru dodavatelů Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 4 Případy užití (Scénáře užití) Pro každého aktéra zjišťujeme postupně, jaké scénáře potřebuje v rámci procesu naplňovat. Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 5 Požadavky na chování procesu / systému ● Report! + Wf diagram dodavatel + Úprava procesu smlouvy – popis požadavku Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 6 Proces Uzavíraní smlouvy V kroku Připravení nové smlouvy a odeslání ke kontrole: Zpracovatel smlouvy zvolí dodavatele z registru dodavatelů či zadá nového dodavatele zadáním IČ a Názvu. Po zadání nového dodavatele dojde k uložení dodavatele do registru dodavatelů. Datové požadavky ER diagram - Smlouva, Oddělení, Položka (Zboží), Kategorie (Zboží), Dodavatel Copyright: Kolektiv autorů SYNERGINE, s.r.o. a Slezská univerzita v Opavě, Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné. 7 Kvalitativní Obecně zůstávají platné viz. Digitální firma X (DFX) - Seminář 05 Integrita Je potřeba zajistit jednoznačnost dat o dodavatelích při jejich výběru v procesu uzavíraní smluv.