Harmonogram projektu Šablona seminární práce bod 3.1 - Práce v MS Project - Ganttův diagram - Zahájení projektu (kalendář + čas) - WBS – Struktura rozpisu prací - Vazby mezi úkoly Projektový management Ing. Lucie Reczková reczkova@opf.slu.cz B304 Část 1. (20 min) • • •Kontrola a zpětná vazba na Logický rámec projektu, RACI matici a Produkt projektu • • 2. Část – představení problematiky Ganttův diagram (Gantt chart) •grafické znázornění úkolů naplánované v časové posloupnosti •Vytvoříme ho v MS Project zapsáním jednotlivých úkolů do programu a přiřazením návaznosti mezi jednotlivými úkoly • • • Ganttův diagram 2. Část – představení problematiky Struktura rozpisu prací (WBS – work breakdown structure) •Jedná se o jeden z nástrojů projektového řízení. •Jde o vytvoření základní struktury prací. •Překládá se jako rozklad, rozpis práce nebo jako osnova rozpisu práce (odtud WBS Work breakdown structure). •Jedná se o jednoduchou analytickou techniku, jejímž cílem je rozložit projekt na jednotlivé činnosti až do takové úrovně podrobnosti, aby k nim bylo možné přiřadit odpovědnosti, pracnost a časový horizont. •Každá struktura musí pokrývat všechny práce / všechny části projektu. •Pro strukturu není důležitá časová posloupnost. • • • 2. Část – MS Project - úvod Než začnete a v průběhu vytváření projektu v MS Project: •Využijte přípravu z minulých seminářů (Raci matice, logický rámec projektu) • •Zaměřte se na všechny činnosti, které jsou potřebné k naplnění jednotlivých fází a celkového cíle projektu • •Rekapitulujte členy ve vašem týmu a jejich úkoly • •Využijte studijní oporu a tutoriály na YouTube • • • 2. Část – MS Project – Založení projektu •Podobné funkce jako MS Excel -> přidávání/odebírání/kopírování sloupců, řádků •Otevřete si MS Project Nový projekt uložte si ho pod svým vlastním názvem •Koncovka souboru je *.mpp •POZOR nezapomeňte si ho buď dát na cloud nebo poslat emailem, protože z počítače z učebny pak zmizí •Pokud nemáte MS Project na svých soukromých počítačích, tak s tímto programem můžete pracovat na školních počítačích v učebnách. • • 2. Část – MS Project – Založení projektu 1. Krok Nastavení formátu data a měny •Otevřete si nový MS Project Prázdný projekt •Kliknout Soubor Možnosti Obecné •Zde nastavit Formát data Nastavte nejdelší variantu •Stále v Možnostech přejděte na záložku Zobrazení a nastavte měnu v Kč. •V záložce Ukládání si zadejte automatické ukládání podle Vaší potřeby, dále *.mpp a i kam se Vám bude soubor ukládat. • • 2. Část – MS Project – Založení projektu 2. Krok Nastavení pracovní doby a automatické naplánování úkolů •Kliknout Soubor Možnosti Plán •Možnosti kalendáře pro tento projekt Váš projekt •Možnosti plánování pro tento projekt Váš projekt •Nově vytvořené úkoly Automaticky plánované •Když sjedete dolů níže měl by být všude kde se dá změnit Váš projekt. •Pokud máte hotovo, OK • • • Nastavte vše stejně Nastavte na jméno Vašeho projektu 2. Část – MS Project - Informace o projektu a kalendář 3. Krok - Nastavení způsobu plánování projektu •Projekt se může plánovat buď od Datumu zahájení projektu nebo od Datumu dokončení projektu •Záložka Projekt Informace o Projektu zvolte datum zahájení / ukončení projektu •Záleží na Vás, co si zvolíte, program pak bude sám plánovat všechny vaše aktivity buď dopředu nebo zpětně. •V těchto příkladech budeme pracovat s Datumem zahájení projektu •Kliknout OK a uložit! • • • 2. Část – MS Project - Informace o projektu a kalendář 4. Krok - Vytvoření vlastního Kalendáře •Záložka Projekt Změnit pracovní dobu vpravo nahoře kliknout Vytvořit nový kalendář vymyslete název a označit Vytvořit kopii Standardního kalendáře OK •V Pro kalendář se automaticky nastaví Vámi vytvořený kalendář •Tyto kalendáře neznají naše svátky a nepracovní dny, proto si je v dalším kroku vytvoříme v kalendáři. •Kdybychom to neudělali, program by počítal s tím, že pracujeme i o svátcích. • • • • 2. Část – MS Project - Informace o projektu a kalendář 5. Krok - Nastavení vlastní pracovní doby •Záložka Projekt Změnit pracovní dobu kliknout na záložku Pracovní týdny a napravo na podrobnosti •Zde si můžete nastavit pracovní dobu buď podle toho, jak jste to udělali úplně na začátku v Možnostech pro celý projekt nebo si nastavit jinou pracovní dobu, kterou potřebujete pro Váš projekt. •Je zde také možné nastavit jinou pracovní dobu jen pro určité dny (týká se i pokud potřebujete pracovat výjimečně o víkendech) •Dále zde nastavíme výjimky Záložka Výjimka klikneme do prázdného políčka pod název a pojmenujeme pak klikneme do políčka začátek a z kalendáře vybereme den pak kliknout na políčko konec potvrdit OK úplně dole •aktivuje se kalendář a v něm se označí Vámi zvolený den tmavě červeně. • • • • • • 2. Část – MS Project - Informace o projektu a kalendář 5. Krok - Nastavení vlastní pracovní doby v dnech s výjimkou •Záložka výjimka Podrobnosti •Zde si můžete nastavit pracovní dobu pro dny, kdy jsou svátky a vy potřebujete pracovat pro Váš projekt. •Postupujeme stejně jako u pracovních dnů, určíme si jestli tento den bude pracovní nebo nepracovní a poté u pracovního dne pracovní hodiny a jak často se toto bude opakovat. • • • • • 2. Část – MS Project - Informace o projektu a kalendář 6. Krok - Přiřazení kalendáře pro celý projekt •Než začneme pracovat na zadávání úkolů do projektu musíme si přiřadit námi vytvořený kalendář pro celý projekt •Záložka Projekt Informace o projektu rozklikneme vpravo políčko Kalendář a zvolíme námi vytvořený kalendář OK • • • • 7. Krok - Vypsání všech úkolů, které budou ve Vašem projektu probíhat •Úkoly se zadávají do sloupečku Název úkolu •Nastavit dobu trvání úkolů ve sloupečku Doba trvání (d=den, t=týden, h=hodina atd.) • • • • • •Všimněte si, že v kolonce Režim úkolu musíte mít automaticky naplánované, ikonka tak jak je zde na obrázku. •Pokud máte tedy automaticky naplánové a správně nastaven kalendář, bude se vám samo vypočítávat zahájení i dokončení jednotlivých úkolů. • • • • 2. Část – MS Project – Vkládání úkolů do projektu 8. Krok - Propojení všech úkolů •3 možnosti jak propojit úkoly 1.Označit dva úkoly a v záložce Úkol Označte úkoly, které chcete propojit a kliknout na ikonku „řetěz“ 2. 2. 2. 2. 2. 2. 2. 2. •Všimněte si, že ve sloupci předchůdci se objevil 1 úkol jako předchůdce úkolu druhého. Dále v ganttově diagramu došlo k propojení dvou úkolů. • • • • • • • • • 2. Část – MS Project – Propojování úkolů v projektu 8. Krok - Propojení všech úkolů •3 možnosti jak propojit úkoly 2. Zapsat předchůdce úkolu do sloupečku předchůdci (číslo předchůdce je úplně nalevo (je to něco jako ID) 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. • • • • • • • • 2. Část – MS Project – Propojování úkolů v projektu 8. Krok - Propojení všech úkolů •3 možnosti jak propojit úkoly 3. 2x klik na kterýkoliv úkol objeví se tabulka klik na záložka Předchůdci Klik do políčka pod Název úkolu objeví se Vám výběr z úkolů kliknout na ten, který požadujete OK 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. • • • • • • • • 2. Část – MS Project – Propojování úkolů v projektu 9. Krok – Nastavení vazeb mezi jednotlivými úkoly •Tento krok můžete udělat jedině pokud máte úkoly propojené mezi sebou •2x Kliknout na šipku mezi úkoly zobrazí se Vám podokno Závislost mezi úkoly zvolíte Typ vazby •Máme 4 typy vazeb: • 1. 1. 1. 1. 1. 1. • • • • • • • • 2. Část – MS Project – Typy vazeb úkolů Úkol 2 začne po dokončení úkolu 1 Úkol 1 a úkol 2 skončí ve stejnou dobu, nemusí mít stejný čas zahájení Úkol 1 a úkol 2 začínají ve stejnou dobu, nemusí mít stejný čas dokončení Úkol 1 začne po dokončení úkolu 2 10. Krok – Odsazení úkolů •Pokud chceme odlišit název a jednotlivé fáze úkolů Označit do bloku záložka Úkol kliknout na Zvětšit odsazení úkolu • • • • • •Všimněte si, že jsem si vložila jeden úkol nad již vloženými - 1. fáze (postup jako vkládání řádků v excelu, vyberte vložit úkol) •Pak jsem označila do bloku položky ve sloupci Název úkolu a klikla záložka Úkol a ikonku Zvětšit odsazení úkolu •Všimněte si, jak se automaticky nastavila doba trvání 1.fáze na 7 dní a označilo se to i v Ganttově diagramu. • 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. • • • • • • • • 2. Část – MS Project – Odsazení úkolů a číslování 10. Krok – Očíslování úkolů •Očíslování úkolů (nebo kód WBS) vložit nový sloupec před Název úkolu (pravé tlač.myši vložit sloupec) vybrat z nabídky Kód WBS • • • • • • 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. • • • • • • • • 2. Část – MS Project – Odsazení úkolů a číslování 10. Krok – Očíslování úkolů •Očíslování úkolů můžete udělat i tímto způsobem, kde budete mít čísla přímo ve sloupci Název úkolu •Očíslování úkolů (nebo kód WBS) záložka Formát Ganttového diagramu zakliknout číslo osnovy • • • • • • • 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. • • • • • • • • 2. Část – MS Project – Odsazení úkolů a číslování •Vytvořte si strukturu vašeho projektu v MS Project podle výše uvedených kroků •Videa na Project v angličtině, ale velmi srozumitelné a podrobné: https://www.youtube.com/watch?v=_uaFyYIwAyU&list=PLzj7TwUeMQ3g_ABHdUU7RoGJJm-YFr4_Y&index=1 •Je to série 18 částí k práci v MS Project. 3. Část – samostatná práce ve skupinách Děkuji za pozornost! Přístě se budeme zabývat: Seminární práce bod 3.2 Náklady projektu Práce v MS Project Otázky?